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一般酒店销售部接到团队预定后都会给相关部门传送《任务通知单》，前厅和客房部作为主要的接待部门当然都会收到。但是，如果团队临时发生变化，比如说用房数量增加或减少，房间类型的转换和加床，以及Minibar的保留还是撤离等，就需要总台在*时间将客人的需求及时通知客房，以便客房能够安排足够的人手，有足够的时间应付团队的接待。在这个过程当中，前厅作为关键的信息传输端，要注意保证客人信息的准确性和有效性，要有专人负责及时传递信息，这样可以避免误导客房反复的“瞎忙和”，做无用功。
一些特殊的房间，如VIP房、长包房或者婚房等，客人一般会要求将房间里的设施进行重新布置，或者增加一些摆设和物品等。从酒店的长远利益出发，总台记录清楚之后要协调好相关部门尽量满足客人的需求。比如说长包房很可能要加床或者小冰柜，婚房需要换上客人自己喜欢的床单或被套等，这些都要和客房提前沟通，以免客人上门之后引起不满。
03紧急用房
这里的紧急用房一般发生在客人（特别是预定客人）很早就来到酒店要求住宿，而恰巧酒店前一天生意较好，当时没有指定的可住房（或者只有刚退的脏房），总台暂时“无房”可住的情况下。
很多情况下，总台都会催促客房赶紧安排人手打扫，有时语气太急就口无遮拦，变成命令式。虽然客房大多情况下会“忍气吞声”，但是抱怨就少不了，比如，客房会说，前台的员工真是没用，难道客人要特价房，就不能推荐普通房和商务房了吗？难道只会一遍一遍的催促我们，就不知道安慰一下客人或者让客人多等待一下吗？到时房间打扫不干净又会怪罪到我们部门身上！其实，客房服务员的抱怨无可厚非，因为一遍遍的催促，他们不得不停止手中的工作，而必须在5到10分钟左右打扫好一个房间，又要保证质量，是何心情可想而知。 |
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